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COMO EVITAR EL CIERRE DEL REGISTRO MERCANTIL POR FALTA DE DEPÓSITO DE LAS CUENTAS ANUALES

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La presente entrada es una contestación a un twuitt de Joaquín Noval, a la que me comprometí hace unos días, de su entrada en el blog alfilabogados.blogspot.com.es, titulada “CESE DEL ADMINISTRADOR, DEPÓSITO DE CUENTAS Y REGISTRO MERCANTIL”, que se puede consultar pinchando aquí.

NO pretendo discutir, ni nada parecido, simplemente ayudar en cierta medida, a todos aquellos, que después de presentar una escritura en el Registro Mercantil, se la devuelven con el recurrente defecto “Cerrado el registro mercantil por falta de depósito de cuentas anuales (artículo 378 Reglamento del Registro Mercantil)”.

¿Se puede hacer algo en esta situación, además de presentar las cuentas anuales?. Pues sí, y el modo de hacerlo es lo que voy a intentar contestar en estas líneas, para lo cual hemos de partir de tres conceptos: la formulación, la aprobación y el depósito de las cuentas anuales.

a.- Formulación de las cuentas anuales.

Con arreglo al artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital es una obligación de los administradores formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social (normalmente el 31 de diciembre), las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.

b.- Aprobación de las cuentas anuales.-

Con arreglo a los artículos 160 y 272 de la Ley de Sociedades de Capital las cuentas anuales deben de ser aprobadas por la Junta General de socios,  y es obligación que las sociedades celebren una junta general, que se denomina ordinaria, dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio (normalmente antes del 30 de junio de cada año), para, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.

c.- Deposito de las cuentas anuales.-

Con arreglo al Artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas.

Como incentivo para que los administradores formulen las cuentas anuales,  cumplan la obligación de convocar la Junta para que las apruebe  y  que se depositen las mismas, el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil establece que “transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito

Es decir, y por poner un ejemplo, si se ha acabado un ejercicio el día 31 de diciembre de 2014, hasta el día 31 de diciembre de 2015, no habrá ningún problema para inscribir ningún documento en el Registro Mercantil, pero a partir del 1 de enero de 2016, si no se han depositado en el Registro Mercantil, las cuentas del ejercicio 2014, que precisan una previa formulación por los administradores y una aprobación por la Junta General de socios, el Registro mercantil queda bloqueado, con algunas excepciones, como son los títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa.

El motivo de permitir el acceso al registro del cese o dimisión de Administradores, se debe a que es muy probable, en el caso del cese, que la sociedad los haya destituido por no cumplir sus funciones, o en el caso de la dimisión, porque es conveniente permitir que el administrador se desligue totalmente de la sociedad, y evitar que aparezca como tal frente a terceros, y le pueda ser exigida alguna responsabilidad, eso sí tomando las medidas necesarias para que la sociedad no queda sin administrador, que podrían llegar a la necesidad de convocar una Junta de socios, para que nombre uno nuevo.

Sin embargo, puede suceder que las sociedades no aprueben las cuentas anuales, y que sea, por tanto, imposible el cumplimiento de la obligación de su depósito. Los ejemplos son innumerables, y casi tantos, como sociedades haya. Puede haber una situación de bloqueo, puede haber un despiste, puede que los encargados de la contabilidad no cumplan bien sus funciones…

Permitir que en estos casos una sociedad quede paralizada y que no pueda inscribir ningún acuerdo, puede ser excesivo. Por ello, para evitar el rigor del artículo 378.1 RRM, el párrafo 5 del mismo artículo nos dice que “si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral cuando se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se expresará la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales.»

La redacción de este precepto dio lugar a que la Dirección General de los Registros y del Notariado, a través de distintas resoluciones (15 de Julio de 2005, 14 de Julio de 2005, 2 de Julio de 2005, 16 de Julio de 2005, 19 de Julio de 2005, 20 de Julio de 2005, 2 de Agosto de 2005), fijase la doctrina, para evitar condenar a las sociedades a “cadena perpetua” de cierre registral cuando por cualquier circunstancia no pudiera aprobar sus cuentas anuales, que los Registradores no pueden entrar a calificar la causa de la no aprobación de las cuentas anuales., es decir  no pueden valorar el fondo del asunto

De este modo si el administrador con cargo vigente  presenta una certificación, con firma legitimada notarialmente, como la que se expone a continuación, se podrá evitar el cierre del Registro Mercantil.

“**, mayor de edad, empresario, vecino de ** (*), domiciliado en la calle ** , número ** con documento nacional de identidad y NIF número **, actuando en su calidad de administrador único de la entidad mercantil denominada “**, S.L.”, con C.I.F. número B-**.

CERTIFICA

Que la falta de depósito en el registro mercantil de las cuentas anuales de la “***, S.L.” correspondientes a los ejercicios *** se debe a que las mismas no han sido aprobadas por la Junta General por***  (se puede poner la causa que lo haya motivado por ejemplo  «divergencias entre los socios que han impedido una mayoría suficiente».

Como consecuencia de ello y de conformidad con el artículo 378.5 del reglamento del registro mercantil y la interpretación del mismo efectuada por la Dirección General de los Registros y del Notariado, entre otras, en la resolución de fecha 3 de octubre de 2005, se solicita del Registrador Mercantil de **, que proceda a levantar el cierre registral decretado en virtud del artículo 19.1 del mismo reglamento.

El administrador.

En *** a **”

Con esto no quiero incentivar a que las sociedades no cumplan las obligaciones a las que están sometidas, y deben de recordarse  las obligaciones que tienen los administradores, frente a los socios por incumplimiento de sus funciones, y de las responsabilidades frente a terceros que pudieren llegar a asumir por incumplimiento de la obligación de formular cuentas anuales.

Es decir, que solamente damos información de una forma de ayudar a las sociedades a las que nos vemos obligados muy frecuentemente.

En Lleida a 12 de octubre de 2015.

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