Poderes y actas notariales

Los poderes permiten que una persona actúe jurídicamente en nombre de otra. Las actas notariales sirven para dejar constancia de hechos, manifestaciones, documentos o comunicaciones que el notario presencia o comprueba. Ambos instrumentos aportan seguridad jurídica y pueden adaptarse a situaciones personales, familiares, empresariales o procesales muy diversas.

Mediante un poder, el poderdante autoriza al apoderado para realizar determinados actos en su nombre. Las facultades deben redactarse con precisión y ajustarse a la finalidad perseguida. El poderdante debe comparecer ante notario, acreditar su identidad y capacidad y explicar qué actuaciones desea encomendar. Como regla general, el apoderado no necesita estar presente ni aceptar el poder en ese momento. Principales tipos de poderes Poder general, que comprende facultades amplias de administración o disposición dentro de los límites establecidos. Poder especial, otorgado para un acto concreto, como vender o comprar un inmueble, aceptar una herencia, realizar trámites bancarios o constituir una sociedad. Poder para pleitos, destinado a la representación procesal por procuradores y, cuando proceda, abogados. Poder mercantil, para actuar en nombre de una sociedad o empresario en determinadas operaciones. Poder preventivo, concebido para que pueda utilizarse o continuar vigente si el poderdante necesita apoyo en el futuro. Poderes societarios , para ejercer derechos de socio o accionista en juntas concretas, cuando resulte admisible. Poder con efectos internacionales, destinado a ser utilizado fuera de España. Un poder general no resulta necesariamente adecuado para cualquier operación. Determinados actos exigen facultades expresas y suficientemente concretas.

El poder preventivo permite organizar anticipadamente quién podrá representar al poderdante y con qué facultades si en el futuro necesita apoyo para ejercer su capacidad jurídica. Puede establecerse que el poder subsista si sobreviene esa situación o que solo comience a producir efectos cuando concurra la circunstancia prevista. También pueden incorporarse instrucciones, controles, límites, personas encargadas de supervisar y mecanismos para acreditar su entrada en vigor.

El poderdante puede revocar el poder mientras conserve capacidad para hacerlo. La revocación debe comunicarse al apoderado y, cuando proceda, a las personas o entidades ante las que pudiera utilizarse. El poder también puede extinguirse por otras causas legales o por el cumplimiento del plazo, condición o acto para el que fue otorgado. La recuperación de la copia autorizada no siempre basta por sí sola para garantizar que el poder no vuelva a utilizarse.

Con carácter general, será necesario aportar: Documento de identidad en vigor del poderdante. Nombre completo y datos identificativos del apoderado. Descripción de las actuaciones que se desean autorizar. Datos del inmueble, sociedad, herencia, procedimiento u operación a la que se refiere el poder, cuando sea especial. Minuta o instrucciones de la entidad o profesional que vaya a utilizarlo, si existen. Documentación societaria, poderes previos y acuerdos del órgano competente, cuando el poderdante sea una persona jurídica. Si el poder va a utilizarse en el extranjero, conviene comprobar previamente el contenido, idioma, forma de legalización o apostilla y demás requisitos exigidos en el país de destino.

Los poderes otorgados ante notario español pueden utilizarse en el extranjero, pero deben adaptarse a las exigencias jurídicas y formales del país en el que vayan a producir efectos. Antes del otorgamiento, es recomendable solicitar a la autoridad, notaría, registro, entidad bancaria o profesional del país de destino una minuta o relación precisa de las facultades necesarias. Una redacción válida en España puede resultar insuficiente o no ajustarse a las formalidades exigidas por otro ordenamiento. Según el país y la finalidad del poder, puede ser necesario: Obtener la Apostilla de La Haya cuando el documento se destine a un Estado en el que resulte aplicable. Realizar la legalización diplomática o consular si no existe un régimen que dispense de ella. La apostilla o legalización acredita la autenticidad formal del documento y de la firma notarial, pero no garantiza que el contenido del poder sea suficiente para la operación proyectada.

Los poderes autorizados ante una autoridad extranjera también pueden producir efectos en España si reúnen los requisitos exigibles. Puede ser necesario comprobar la competencia de la autoridad que los expide, la equivalencia de la forma utilizada, la suficiencia de las facultades, la apostilla o legalización y la traducción oficial. Antes de firmar un poder en el extranjero destinado a una operación en España, es recomendable remitir el borrador a la notaría española que vaya a utilizarlo para confirmar que su contenido y forma son adecuados.

Las actas notariales permiten acreditar hechos o circunstancias que no constituyen contratos. El notario narra lo que presencia, comprueba o practica, sin resolver controversias ni declarar quién tiene razón. Su utilidad depende de que la actuación solicitada sea lícita, posible y compatible con la función notarial. El requirente debe tener interés legítimo y facilitar la información y los medios necesarios. Principales tipos de actas Actas de presencia, para dejar constancia del estado de un inmueble, de determinados bienes, de daños, de la celebración de una reunión u otros hechos perceptibles. Actas de manifestaciones, que recogen las declaraciones realizadas por una persona, sin acreditar por sí mismas la veracidad material de lo declarado. Actas de notificación y requerimiento, para comunicar formalmente una información o requerir una conducta a otra persona. Actas de remisión de documentos por correo, para acreditar el contenido remitido y las circunstancias del envío. Actas de protocolización, para incorporar y conservar documentos, fotografías u otros elementos. Actas de exhibición de documentos o cosas, que dejan constancia de aquello que se muestra al notario. Actas de notoriedad, destinadas a comprobar y declarar determinados hechos notorios cuando la ley atribuye al notario esa competencia. Actas de depósito, cuando se entregan documentos, objetos o cantidades para su custodia en los términos admitidos. Actas relacionadas con páginas web o contenidos digitales, cuando sea técnicamente posible comprobarlos y documentarlos. Actas de junta o reunión, para dejar constancia de su desarrollo, intervenciones y acuerdos. Cada acta exige una preparación distinta. En algunos casos el notario debe desplazarse; en otros, realizar una notificación, examinar documentos o practicar comprobaciones durante varios días.

El acta aporta prueba cualificada de los hechos que el notario percibe directamente y de las actuaciones que realiza. Sin embargo: No convierte en verdadero el contenido de una manifestación realizada por el requirente. No sustituye los informes técnicos o periciales cuando son necesarios. No permite al notario entrar en lugares sin autorización ni vulnerar derechos de terceros. No puede emplearse para practicar investigaciones ajenas a la función notarial. No resuelve controversias ni sustituye una decisión judicial. La actuación debe diseñarse cuidadosamente para que el acta documente los hechos relevantes de forma objetiva y útil.

¿Debe acudir el apoderado a la notaría? Como regla general, no. Habitualmente basta con la comparecencia del poderdante. No obstante, la operación para la que vaya a utilizarse el poder puede exigir otros consentimientos o actuaciones. ¿Puede limitarse el poder? Sí. Puede limitarse a actos concretos, establecer una duración, excluir determinadas facultades, fijar condiciones o exigir la actuación conjunta de varios apoderados. ¿Puede enviarse una copia del poder a otra notaría? Sí. Cuando sea necesario, pueden utilizarse los sistemas notariales habilitados para remitir copias autorizadas y facilitar el otorgamiento de la operación de destino. ¿Cómo se revoca un poder? La revocación puede formalizarse ante notario. Además, debe comunicarse eficazmente al apoderado y adoptar las medidas necesarias para impedir que continúe utilizándolo. ¿Un acta acredita que todo lo manifestado es cierto? No. El acta acredita que una persona realizó determinadas manifestaciones ante notario, pero no necesariamente la veracidad material de su contenido, salvo en aquello que el notario haya comprobado directamente. ¿Puede el notario hacer fotografías? Cuando resulte adecuado y sea posible, pueden incorporarse imágenes al acta para complementar la descripción de los hechos comprobados, respetando los derechos de terceros y los límites de la actuación. ¿Puede notificarse o requerirse a una persona que se niega a recibir la comunicación? El notario documentará las circunstancias de la diligencia y el resultado de la actuación conforme a las reglas aplicables. La negativa a recibir o contestar no impide necesariamente que quede constancia del intento realizado. ¿Puede levantarse acta de una conversación privada? La viabilidad depende de las circunstancias, de la participación del requirente y del respeto a la intimidad, al secreto de las comunicaciones y a los derechos de terceros. Debe consultarse previamente con la notaría.